【注意喚起】Googleドライブでのパスワード付きOfficeファイルの取り扱いについて

Google Workspaceの仕様変更に伴い、Googleドライブ上でパスワード保護されたMicrosoft Officeファイル（Word／Excel／PowerPoint）を直接編集できる新機能が追加されました。

この機能は利便性が向上する一方で、操作手順によってはファイルに設定されていたパスワードが自動的に削除され、誰でも閲覧・編集可能な状態になってしまうというリスクがあります。
機密情報の漏洩を防ぐため、以下の点に十分ご注意ください。

1. 発生する事象とリスク
ブラウザ版Googleドライブでパスワード付きのOfficeファイルを開くと、パスワード入力画面が表示されます。
ここでパスワードを入力した後、「編集」を選択すると、Googleドライブの共同編集機能を有効にするためにファイルからパスワードが自動的に解除されます。

一度解除されると、そのファイルにアクセス権を持つ全員が、
次回以降パスワードなしで内容を確認・編集できるようになってしまいます。
これはGoogleの仕様であり、管理者側でこの機能を無効化することはできません。

2. 対象となるファイル形式
・Microsoft Word（.docx、.docなど）
・Microsoft Excel（.xlsx、.xlsなど）
・Microsoft PowerPoint（.pptx、.pptなど）
※PDF形式のファイルでは、この現象は発生しません。

3. 利用時の注意点と推奨される操作
パスワードを維持したい場合は、目的に応じて以下の操作を行ってください。

　■内容を確認するだけの場合
　「編集」ではなく「プレビュー」を選択して開いてください。

　■パスワードを維持したまま編集したい場合
　・ファイルを一度ローカル（PC）にダウンロードしてから編集し、再度パスワードを設定してアップロードし直してください。
　・または、「パソコン版Googleドライブ」アプリを使用して、デスクトップアプリ（Word／Excel等）から直接編集してください。

　■代替手段の検討
　Googleドライブ上のファイル保護は、パスワードだけに頼るのではなく、共有設定（権限管理）を適切に行い、必要な相手にのみ共有することを推奨します。

4. 万が一パスワードが削除されてしまった場合
ブラウザ上のGoogleドライブでは、一度削除されたパスワードを再設定することはできません。
ファイルをダウンロードし、Officeソフト（Word／Excel等）から再度パスワードを設定した上で、Googleドライブへアップロード（上書き保存）してください。

機密性の高い情報を扱う際は、操作ミスによる情報漏洩が起こらないよう、細心の注意を払ってご利用ください。